Nicht intendierter Wissensabfluß: Kommunikationsflüsse richtig analysieren

Die Darstellung von Kommunikations-, Kompetenz- oder Vertrauensnetzwerken ermöglicht es, real wirksame soziale Vernetzungen in einer Organisation oder Organisationseinheit abzubilden und damit gestaltbar zu machen. Im Kontext der Prävention gegen nicht intendierten Wissensabfluss können Instrumente der Darstellung sozialer Vernetzungen dazu genutzt werden, Schlüsselpersonen zu identifizieren, die in besonderer Weise gegen Abschöpfung immunisiert werden sollten. Im Fall von Vorfällen sind sie wertvolle Hilfen zur Hypothesenbildung über Schwachstellen und Eintrittsschwellen für Wissensverlust.

Am Beginn steht eine Matrix der Informations- und Kommunikationsflüsse, in der die Intensität der Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten zum einen als Ist-Stand, zum anderen als Soll-Perspektive abgebildet wird.
Diese Matrizen werden zweckmäßigerweise in MS-Excel angelegt. Eine Datenerhebung kann als tatsächliche Befragung der Betroffenen durchgeführt oder im Sinne einer Experteneinschätzung umgesetzt werden. Die entsprechende Grunddatei ist eine quadratische Excel-Matrix. In den Spalten- und Zeilen-Titeln steht jeweils der Name einer Organisationseinheit oder einer Person. Zeile für Zeile wird dann eingegeben, mit welcher Intensität diese Einheit oder Person mit den jeweils anderen erfassten Einheiten kommuniziert.
Oft wird dazu eine 5er-Skalierung verwendet, d.h., „1“ steht für niedrige Kommunikationsintensität, „5“ für eine hohe Kommunikationsintensität. Die Diagonale bleibt üblicherweise frei, da sie den Fall des „Selbstgesprächs“ abbilden würde. Die entstehenden Matrizen können von entsprechenden Programmen zur Analyse sozialer Netzwerke dann in bildliche Darstellungen der Kommunikationsbeziehungen überführt werden.
Weitere Funktionen erlauben oft die Identifikation besonderer Merkmale: wer steht im Zentrum der Kommunikation? Wer steht außen vor und müsste besser eingebunden werden?
Man kann auf diesem Wege die realen Kommunikationsflüsse mit denen vergleichen, die durch die Soll-Prozesse einer Organisation vorgegeben sind.
Welche Vorteile liefern Kommunikationsflussanalysen?
Kommunikationsflussanalysen können Transparenz über Lücken zwischen idealen Prozessen in der Organisation und deren realem Ausprägungsgrad deutlich machen. Sie helfen dadurch, eine bessere und transparentere Praxis für die Information der Mitarbeiter und die Effizienz der Organisation herbei zu führen.
Worauf müssen Sie achten?
Kommunikationsflussanalysen bieten den Vorteil, die handelnden Personen als Teil eines größeren Ganzen zu sehen: Der Einzelne und seine institutionellen Grenzen und Möglichkeiten werden gleichermaßen betrachtet. Das schafft allerdings auch Komplexität.
Für die Analyse, Darstellung oder auch Simulation von sozialen Netzwerken existieren verschiedene Softwareprodukte, die es ermöglichen, soziale Netzwerke unterschiedlicher Größe mit unterschiedlichen Zielsetzungen zu untersuchen. Dafür verfügen die meisten Produkte über mathematische und statistische Funktionen, die auf das jeweilige Netzwerk angewandt werden können.
Auch sind in der Regel verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten vorhanden, um das Netzwerk abzubilden. Diese Optionen der bildlichen Darstellung werden in der Praxis am ehesten genutzt. Oft liefert eine Kommunikationsflussanalyse frühe Hinweise auf zukünftige Risiken. Ein anschauliches Beispiel für das forensische Potential dieses Instrument liefert die nachträgliche Analyse von Emails im Anfang des Jahrtausends berühmt gewordenen ENRON-Fall.
Das Instrumentarium ist natürlich mit hoher Sensibilität einzusetzen. Es versteht sich von selbst, dass die Art der erhobenen Daten klare Regeln für den Umgang mit Vertraulichkeit und eine frühzeitige Einbindung der Arbeitnehmervertretung erfordert.
Wie sieht das methodische Vorgehen aus?
Ein kostenfreies MS Excel-Addon („NodeXL“) von Microsoft Research (mit aktueller Einführung in Buchform) kann ebenso eingesetzt werden, wie auf die Analyse und Darstellung von sozialen Netzwerken spezialisierte Softwarelösungen (z.B. UCINET oder Pajek).
Kambs Consulting bietet u.a. entsprechende Methoden-Schulungen an.
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